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Solo una parola sulla gestione del tempo: dimenticatevela.Per essere ancora più chiari, non cercate di fare di più ogni giorno, tentando di riempire in modo compulsivo ogni secondo del vostro tempo. Mi ci è voluto un po’ per capirlo.
L’essere occupati diventa spesso un pretesto per evitare le poche azioni davvero importanti ma non “confortevoli”. Le opzioni a disposizione per creare “occupazione” sono quasi illimitate: potreste riorganizzare i vostri contatti su Outlook, andare su e giù per l’ufficio chiedendo documenti di cui non avete realmente bisogno o trafficare con il vostro BlackBerry per alcune ore.
Ma esiste un’opzione decisamente migliore. Che ci crediate o no, non solo è possibile realizzare di più facendo di meno, è addirittura indispensabile. Entrate nel mondo dell’eliminazione.
Ecco qui due verità ovvie da tenere a mente:
1 - Fare bene una cosa poco importante non la rende importante.
2- Il fatto che un compito richieda molto tempo non lo rende importante.
Ricordate: quello che fate è infinitamente più importante di come lo fate. L’efficienza è importante, ma è inutile se non viene applicata alle cose giuste.
La maggior parte delle cose non fa la differenza. Essere indaffarati è una forma di pigrizia: pensiero pigro e azione indiscriminata.
Essere selettivi – fare meno – è la via per la produttività. Concentratevi sulle poche cose importanti e ignorate il resto. E’ facile rimanere sepolti da un’ondata di dettagli, e la chiave per non essere sopraffatti è ricordare che la mancanza di tempo in realtà non è altro che la mancanza di priorità. La chiave per avere più tempo è fare meno.
La semplicità richiede spietatezza. Se foste obbligati a tagliare 4/5 delle attività che assorbono il vostro tempo – email, telefonate, conversazioni, riunioni, clienti, fornitori, prodotti, servizi, ecc – che cosa eliminereste?
Domandatevi quali sono le prime tre attività che utilizzate per riempire il tempo e sentirvi produttivi. Di solito si ricorre a queste attività per rimandare azioni più importanti (spesso scomode perché c’è una possibilità di fallimento o di rifiuto). Siate onesti con voi stessi, quali sono le vostre attività stampella?
Imparate poi a chiedervi: “Se questa fosse l’unica cosa che porterò a termine oggi, sarei soddisfatto della mia giornata?” Non arrivate mai davanti all’ufficio o di fronte al vostro computer senza un elenco chiaro delle priorità. Finireste per leggere solo delle email sconnesse e strapazzarvi il cervello per tutto il giorno. Compilate il vostro elenco di cose da fare domani non più di tardi di questa sera.
Non dovrebbero mai esserci più di due questioni cruciali da affrontare ogni giorno. Mai. Non è necessario se sono realmente ad alto impatto.
Attaccate un post-it allo schermo del vostro computer con su scritto: “Sto inventandomi cose da fare per evitare quella più importante?”
Evitate il multitasking. Cercare di lavarsi i denti, parlare al telefono e rispondere alle email nello stesso tempo non funziona. Il multitasking non serve. E’ un sintomo di “iperattivismo patologico”: fare di più per sentirsi produttivi mentre in realtà si conclude di meno. Ripetiamolo: dovreste avere, al massimo, due obiettivi o compiti primari al giorno. Dedicatevi a quelli separatamente, dall’inizio alla fine, senza distrazioni. Un’attenzione divisa provocherà interruzioni più frequenti, vuoti di concentrazione e risultai complessivi più poveri.
Usate infine la legge di Parkinson: l’importanza e la complessità (percepite) di un compito aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione. E’ la magia della scadenza immediata, la pressione del tempo costringe a concentrarsi e non avere altra scelta che quella di fare esclusivamente l’essenziale.
Esistono dunque due approcci sinergici all’incremento della produttività, che sono l’uno il rovescio dell’altro:
1 - Limitare i compiti all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro.
2 - Abbreviare il tempo di lavoro per limitare i compiti all’essenziale (legge di Parkinson).
Provate a seguire questi consigli e vedrete che vi ritroverete con un mucchio di tempo a disposizione per fare tutto quello di cui avete voglia: una passeggiata con gli amici, un gelato con vostro figlio, un corso di cinese o di cucina, o ogni altra cosa possa venirvi in mente. Il tempo è vostro, ripeto: la mancanza di tempo è solo mancanza di priorità. Stabilite le vostre priorità e agite di conseguenza. -
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