Sei in ufficio, stai lavorando contemporaneamente su due progetti, squilla il telefono, sul pc ti arrivano tre nuove e-mail, nel frattempo il tuo capo ti chiama dal suo studio. Sul tuo cellulare arriva un altro SMS, intanto pensi che non devi uscire troppo tardi perché devi fare la spesa, un tuo collega entra nel tuo ufficio per chiederti un consiglio, un’altra e-mail, il cellulare che inizia a squillare, il tuo capo continua a chiamarti. E tu cerchi di fare tutto il più velocemente possibile.Congratulazioni, multitasker.
Ma in tutto ciò hai effettivamente combinato qualcosa o ti senti solamente stressato?
Nell’era della tecnologia istantanea, siamo bombordati da un sovraccarico di informazioni e da continue richieste che inevitabilmente consumano il nostro tempo.
Molti ritengono di essere in grado di gestire tutto ciò con estrema efficacia semplicemente portando avanti più attività in parallelo, in altre parole attraverso il multitasking.
Ma, ahimé, purtroppo la mente umana non può cimentarsi nel multitasking senza ridurre drasticamente la qualità dei singoli processi.
L’attivazione delle capacità di ascolto da parte del cervello si riduce della metà se al contempo i nostri occhi devono visualizzare un’immagine. Un recente studio del British Institute of Psychiatry ha dimostrato come leggere le mail mentre si è nel mezzo di un’altra attività riduce in quel momento il quoziente intellettivo di circa 10 punti. Come se non avessi dormito per 36 ore, un impatto doppio rispetto al fumare marijuana.
Come gestire allora tutte le informazioni e le richieste che ci arrivano? Vediamo come ciò sia possibile semplicemente focalizzandoci su un’attività per volta, senza lasciarci prendere dalla tentazione del multitasking. Senza abbandonarci alla superficialità che il multitasking inevitabilmente implica, ma dedicandoci con passione ed in profondità ad una singola azione per volta, puntando alla qualità e non alla rapidità.
Ecco alcuni consigli per lavorare nel modo più semplice possibile. Innanzitutto qualche breve nota sul perché il multitasking non è la soluzione migliore:
1- Il Multitasking non è efficiente, per il semplice motivo che implica un costante cambio di attenzione da un’attività all’altra.
2- Il Multitasking è più complicato, più facilmente può indurre all’errore e portare allo stress. Il frenetico e impulsivo passaggio da un’attività all’altra ti impedisce di rilassarti e di ricaricare le energie mentali.
3- Il Multitasking è più superficiale. Dedicarsi a più attività allo stesso tempo implica dispersione, riduzione drastica della qualità.
4- Il Multitasking può farti impazzire, rendendo tutto più caotico di quanto in realtà effettivamente sia.
Ciò di cui abbiamo costantemente bisogno, invece, è la nostra oasi di calma e serenità, anche nel bel mezzo di situazioni potenzialmente stressanti.
Di seguito i suggerimenti più efficaci per non cadere nella trappola del multitasking e tenersi a distanza dallo stress, risultando al contempo più efficaci:
1- Fai una lista delle attività che devi portare a termine. Fallo ogni giorno. Concepisci la lista in modo realistico, includendovi solamente le attività effettivamente necessarie, non una di più.
2- Dalla suddetta lista individua le 2-3 attività più importanti e più urgenti da portare a termine.
3- Non fare nient’altro senza aver prima concluso le 2-3 attività che hai identificato come più importanti e più urgenti.
4- Svolgi le 2-3 attività una per volta, non iniziare la seconda senza aver terminato la prima, e così via. Non passare dall’una all’altra. Concediti una breve pausa una volta portata a termine ciascuna di esse.
5- Mentre sei impegnato in ognuna di queste attività (una per volta, mi raccomando!), elimina tutte le possibili distrazioni. Se non necessari, chiudi le mail ed internet. Spegni il cellulare. Concentrati solo sulla singola attività e non preoccuparti di nient’altro.
6- Se avverti il bisogno impellente di controllare le e-mail o passare ad un’altra attività, fermati. Respira profondamente. Ri-concentrati e torna a fare ciò che stavi facendo.
7- Se si presentano delle urgenze, collocale nella lista generale o nella lista delle 2-3 attività più importanti e urgenti e dagli la priorità che ritieni opportuna.
8- Quando hai concluso un’attività, cancellala dalla lista con un bel tratto di penna.
9- Fai respiri profondi, esercizi di stretching, prenditi delle pause di quando in quando. Sorridi, accogli la vita. Vai fuori e ammira la natura. Mantieniti sano. -
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